Dažniausiai užduodami klausimai

„InvoHub“ yra įrankis, kuris automatiškai surenka tiekėjų sąskaitas iš jūsų el. pašto, debesų saugyklų ir kitų šaltinių, jas atpažįsta, apdoroja dirbtinio intelekto įrankių pagalba ir paruošia perduoti buhalterijai.

Jis skirtas smulkaus ir vidutinio verslo vadovams, kuriems kas mėnesį tenka rankiniu būdu rinkti sąskaitas iš įvairių vietų ir perduoti jas apskaitai. „InvoHub“ šį darbą atlieka už jus — taip kas mėnesį sutaupote nemažai laiko.

Užsiregistruojate ir prisijungiate naudodamiesi „Google“ arba „Microsoft“ paskyra — tai užtikrina visišką jūsų paskyros saugumą. Registracijos metu reikės įvesti įmonės duomenis, kad sistema suprastų, kurios sąskaitos priklausys jums.

Integruojate bent vieną sąskaitų šaltinį — pavyzdžiui, susikuriate debesų saugyklos („Google Drive“) aplanką arba prijungiate „Gmail“ ar „Outlook“ pašto dėžutę. Pats paprasčiausias būdas — įkelti sąskaitas rankiniu būdu.

Nuo to momento „InvoHub“ pradeda automatiškai stebėti pasirinktus šaltinius ir rinkti naujas sąskaitas. Jums nebereikia nieko daryti rankiniu būdu.

Apie penkias minutes. Pašto dėžutės ar debesų saugyklos prijungimas vyksta per saugų prisijungimą (OAuth) — tereikia patvirtinti prieigą, ir „InvoHub“ pradeda veikti.

Ne. „InvoHub“ sukurtas taip, kad juo galėtų naudotis bet kuris verslo savininkas ar darbuotojas be techninio pasirengimo. Prijungimas vyksta keliais paspaudimais, o visa kita sistema atlieka automatiškai.

Jokių apribojimų — suveskite visų įmonių duomenis, ir „InvoHub“ automatiškai atpažins kiekvieną sąskaitą bei ją priskirs atitinkamai įmonei.

Surinktas sąskaitas „InvoHub“ apdoroja dirbtinio intelekto įrankių pagalba: atpažįsta dokumentą, ištraukia svarbiausius duomenis (tiekėją, sumas, datas, PVM), patikrina jų teisingumą ir aptinka dublikatus.

Galutinis rezultatas — sutvarkyti, struktūrizuoti sąskaitų duomenys, paruošti perduoti buhalterijai pasirinktu formatu.

„InvoHub“ renka sąskaitas iš kelių šaltinių: „Gmail“ ir „Outlook“ pašto dėžučių, debesų saugyklų („Google Drive“, o „Dropbox“ bei „OneDrive“ — artimiausiu metu) ir tiesioginio įkėlimo (PDF ar nuotraukos). Taip pat galite pasinaudoti specialiu el. pašto adresu (forwarding), į kurį galėsite persiųsti sąskaitas arba nurodyti jį tiekėjams.

Pašto dėžutę prijungiate per saugų „Sign in with Google“ arba „Sign in with Microsoft“ prisijungimą (OAuth). „InvoHub“ negauna jūsų slaptažodžio — gauna tik leidimą matyti laiškus, kurį galite atšaukti bet kada.

Prisijungus sistema automatiškai atpažįsta sąskaitas pagal tiekėjus ir jas surenka. Galite nurodyti, nuo kurios datos rinkti, arba palikti, kad rinktų tik naujas sąskaitas.

Ne, tai nėra privaloma. Jei nenorite suteikti prieigos prie el. pašto dėžutės, galite naudoti kitus sąskaitų surinkimo būdus: įkelti failus rankiniu būdu, prijungti debesų saugyklos aplanką arba tiesiog persiųsti sąskaitas į jums suteiktą unikalų peradresavimo (forwarding) el. pašto adresą.

„InvoHub“ ieško ir apdoroja tik sąskaitas — kitas jūsų laiškų turinys nenaudojamas jokiems kitiems tikslams.

Be to, galite susikurti taisykles, ribojančias, kurie laiškai apskritai patenka į apdorojimą.

Laiškų turinys apdorojamas automatiškai, mašininiu būdu; mūsų personalas jūsų laiškų neperžiūrinėja. Daugiau informacijos: https://invohub.lt/privatumas .

Taip. Galite prijungti kelias „Gmail“ ar „Outlook“ pašto dėžutes — pavyzdžiui, kelias įmonės dėžutes arba asmeninę ir verslo. Visos sąskaitos surenkamos į vieną vietą.

Galite susikurti unikalų el. pašto adresą (iki 5 unikalių adresų), į kurį galėsite persiųsti sąskaitas arba nurodyti jį tiekėjams. Sąskaitos, atsiųstos tuo adresu, automatiškai patenka į „InvoHub“ ir yra apdorojamos be jokios prieigos prie jūsų pašto dėžutės.

Galite prijungti „Google Drive“ aplanką (o „Dropbox“ bei „OneDrive“ palaikymas bus įdiegtas artimiausiu metu). „InvoHub“ automatiškai stebi pasirinktą aplanką — kai jame atsiranda nauja sąskaita, ji apdorojama be jūsų įsikišimo.

Kelis debesijos paslaugų aplankus patogu naudoti skirtingiems įmonės darbuotojams, kuriems nuolat reikia nuskenuoti ir įkelti popierines sąskaitas ar pirkimo kvitus. Galite susikurti neribotą aplankų skaičių. Darbuotojams nereikia turėti „InvoHub“ paskyros.

Taip. Bet kurią sąskaitą galite įkelti tiesiogiai kompiuteryje ar mobiliajame telefone (reikia būti prisijungus prie paskyros) — tai patogu popierinėms sąskaitoms ar pavieniams dokumentams. Įkeliate PDF arba nuotrauką, ir „InvoHub“ ją atpažįsta bei apdoroja kaip ir bet kurią kitą sąskaitą.

„InvoHub“ priima PDF, JPEG, PNG ir WEBP failus. Įkeliant rankiniu būdu, maksimalus failo dydis — 20 MB. Artimiausiu metu į sistemą bus galima įkelti įvairių standartų XML formato sąskaitas.

Prie „InvoHub“ gali jungtis tik vienas darbuotojas, atsakingas už sąskaitų surinkimą. Tačiau „InvoHub“ gali būti naudojamas kelių darbuotojų gaunamoms sąskaitoms surinkti:

• Galima prijungti neribotą skaičių pašto dėžučių.
• Kiekvienas darbuotojas gali gauti jam paskirtą „Google Drive“ („Dropbox“, „Microsoft OneDrive“) aplanką.
• Galima turėti iki 5 persiuntimo (forwarding) el. pašto adresų.

Visi duomenys saugomi Europos Sąjungos serveriuose ir yra užšifruoti. Failai saugomi naudojant šifravimą, o jautrūs duomenys (pavyzdžiui, prisijungimo raktai) šifruojami papildomai.

Taip. „InvoHub“ atitinka Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (BDAR). Duomenys tvarkomi ES, taikomos atitinkamos saugumo ir duomenų apsaugos priemonės, o duomenų tvarkymo sąlygos aprašytos mūsų privatumo politikoje bei duomenų tvarkymo sutartyje.

„CASA Tier 2“ (Cloud Application Security Assessment) yra „Google“ nustatytas saugumo vertinimo standartas programoms, kurios turi prieigą prie naudotojų duomenų, pavyzdžiui, „Gmail“. Jis apima nepriklausomą saugumo auditą.

Kad galėtų analizuoti naudotojų gaunamas sąskaitas, „InvoHub“ sėkmingai atliko „CASA Tier 2“ vertinimą, o „Google“ patvirtino atitiktį. Jums tai reiškia, kad mūsų saugumo praktikas pagal pripažintą standartą patikrino nepriklausomi vertintojai.

Vienas iš „CASA“ principų — kad naudotojo duomenys būtų apdorojami automatiškai, mašininiu būdu.

Jūsų sąskaitų duomenys priklauso tik jūsų paskyrai ir nėra prieinami kitiems naudotojams. Sistema sukurta pagal griežtą duomenų atskyrimo principą — kiekvieno kliento duomenys yra izoliuoti.

Prisijungimui prie platformos neleidžiame naudoti kitur įprasto vartotojo vardo ir slaptažodžio derinio — naudojame tik saugų „OAuth“ prisijungimą. Todėl mes net neturime jokių jūsų slaptažodžių.

Pašto dėžutes ir debesų saugyklas jungiate per tą patį saugų „OAuth“ prisijungimą, todėl „InvoHub“ niekada negauna jūsų slaptažodžio. Vietoj jo saugomas šifruotas prieigos raktas, kurį galite atšaukti bet kada.

Taip. Bet kurią prijungtą išorinę programą galite atjungti bet kada — tai nutraukia prieigą. Galite bet kada pašalinti visus surinktus dokumentus. Taip pat galite paprašyti visiškai ištrinti savo duomenis pagal BDAR suteikiamas teises.

Taip. Apdorodamas sąskaitas „InvoHub“ automatiškai aptinka dublikatus — pavyzdžiui, kai ta pati sąskaita atkeliauja ir el. paštu, ir per kitą šaltinį. Taip išvengiama tos pačios sąskaitos dvigubo apskaitymo.

Ištraukti duomenys tikrinami keliais būdais. Pirma, atliekamas matematinis patikrinimas — ar sumos (be PVM, PVM suma ir su PVM) sutampa tarpusavyje. Antra, duomenys tikrinami pagal Lietuvos Respublikos PVM įstatymo 80 straipsnio reikalavimus sąskaitoms.

Be to, dirbtinis intelektas kiekvienai sąskaitai priskiria pasitikėjimo įvertį. Jei jis žemas arba aptinkama neatitikimų, sąskaita pažymima kaip reikalaujanti peržiūros, kad galėtumėte ją patikrinti rankiniu būdu.

„InvoHub“ atpažįsta sąskaitos PVM tarifą (Lietuvoje galiojančius 21 %, 9 %, 5 % ir 0 %) bei PVM sumas ir priskiria sąskaitą atitinkamai jūsų įmonei pagal pirkėjo PVM kodą.

Sistema taip pat atpažįsta sandorio pobūdį, kuris reikalingas i.SAF ataskaitoms. Jei sąskaitoje fiksuojamas neįprastas atvejis, ji pažymima peržiūrai.

Taip. „InvoHub“ atpažįsta specialius PVM atvejus, pavyzdžiui, atvirkštinį apmokestinimą (reverse charge) ar maržos schemą (pavyzdžiui, naudotų automobilių pardavimui). Tokie atvejai atitinkamai pažymimi, o jei reikia papildomo patikrinimo — sąskaita nukreipiama peržiūrai.

Taip. „InvoHub“ ištraukia ne tik bendras sąskaitos sumas, bet ir atskiras eilutes (prekes ar paslaugas) — su aprašymu, kiekiu, vieneto kaina ir PVM tarifu. Eilutes galite peržiūrėti ir, jei reikia, pakoreguoti; bendros sumos perskaičiuojamos automatiškai.

Sąskaitas galite eksportuoti keliais formatais: PDF (suarchyvuotas ZIP), Excel, CSV ir i.SAF suderinamu XML. Tai leidžia perduoti duomenis buhalterijai būtent tokia forma, kokios reikia.

Taip. „InvoHub“ generuoja i.SAF suderinamą XML failą su reikiamais duomenimis, įskaitant sandorio pobūdį ir PVM detalizaciją. XML formuojamas PVM mokėtojams.

„InvoHub“ eksporto formatai (Excel, CSV, i.SAF XML) yra suderinami su Lietuvos apskaitos programomis. Duomenis galite importuoti į savo programą arba perduoti juos buhalteriui.

Artimiausiu metu planuojame įdiegti automatines (API) integracijas su populiariausiomis Lietuvoje buhalterinėmis programomis („Rivilė“, „B1.lt“, „Robolabs“ ir kitomis).

Galite nustatyti automatinį eksportą: pasirinktą mėnesio dieną „InvoHub“ paruošia sąskaitas ir išsiunčia jas nurodytu el. pašto adresu pasirinktu formatu. Taip buhalteris gauna sutvarkytus duomenis be jūsų įsikišimo. Sąskaitas taip pat galite bet kada eksportuoti rankiniu būdu.

Artimiausiu metu planuojame įdiegti galimybę buhalteriui prisijungti ir matyti kelių savo klientų renkamas sąskaitas, administruoti jų eksportą bei tvarkyti duomenis.

AI dokumentų tikslumas yra labai aukštas. Tačiau esant klaidai arba tiekėjui neteisingai įrašius informaciją, „InvoHub“ platformoje yra galimybė redaguoti ištrauktus duomenis (pavyzdžiui, įmonės pavadinimą, kodą ar panašiai).

Bandomojo (beta) laikotarpio metu „InvoHub“ yra nemokamas. Vėlesni kainodaros planai bus paskelbti atskirai. Apie bet kokius pasikeitimus būsite informuoti ne vėliau kaip prieš 3 mėnesius.

Ne. Registracijai mokėjimo kortelės nereikia — bandomuoju laikotarpiu naudojatės be kortelės ir be sutarties.

Pasibaigus bandomajam laikotarpiui, pranešime iš anksto ir pristatysime kainodaros planus. Jei nuspręsite naudotis „InvoHub“ paslaugomis, jūsų surinkti duomenys išliks.

„InvoHub“ nėra buhalterinės apskaitos programa — tai yra tik įrankis patogiai surinkti ir apdoroti sąskaitas. Todėl mes neįsipareigojame jūsų dokumentų saugoti ilgiau nei 12 mėnesių.

Užsiregistruojate svetainėje, prijungiate bent vieną sąskaitų šaltinį, ir „InvoHub“ pradeda rinkti sąskaitas automatiškai. Visas procesas trunka apie penkias minutes ir sutaupo jūsų laiką kiekvieną mėnesį.