Kiekviena įmonė sąskaitas renka savaip, bet daug įmonių susiduria su ta pačia problema: dokumentai pasklidę po el. paštus, pokalbius ir stalčius, o mėnesio pabaigoje kažkas turi juos surinkti ir perduoti buhalterijai. Pažiūrėkime į tris būdus, kuriuos matome praktikoje, ir kaip kiekvieną jų galima automatizuoti.
1. Bendras Slack kanalas
Dalis komandų jau dabar turi kanalą — pavyzdžiui, #saskaitos — į kurį darbuotojai meta gautas sąskaitas. Tai patogu žmonėms, bet nepatogu atsakingam asmeniui: reikia reguliariai peržiūrėti kanalą, atsisiųsti kiekvieną PDF ir persiųsti buhalterijai. Vieną dokumentą pražiūrėjus, jis „atsiranda” jau po mėnesio uždarymo.
„InvoHub” šį žingsnį perima: pakvietus botą į kanalą, kiekviena ten įkelta sąskaita ar kvitas (PDF ar nuotrauka) surenkama ir apdorojama automatiškai. Sistema mato tik tuos kanalus, į kuriuos patys pakviečiate botą — kiti pokalbiai lieka privatūs. Komandos įprotis nesikeičia, o rankinis persiuntimas išnyksta.
2. Dedikuota pašto dėžutė sąskaitoms
Kitas modelis — specialus adresas, pavyzdžiui, saskaitos@imone.lt, kurį pasiekia buhalterė, o darbuotojai į jį persiunčia gautas sąskaitas. Struktūra gera, tačiau darbo lieka: tą pačią sąskaitą į dėžutę gali persiųsti keli žmonės, o kiekvieną dokumentą vis tiek reikia atsisiųsti, pervadinti ir suvesti į apskaitą.
Prijungus tokią dėžutę prie „InvoHub” (saugiu „Google” ar „Microsoft” prisijungimu), sistema pati ištraukia sąskaitų duomenis ir aptinka dublikatus. Buhalterei tai reiškia visai kitą darbo patogumą: visos sąskaitos parsisiunčiamos vienu kartu tvarkingais pavadinimais, pastebėtos klaidos taisomos tvarkingoje sąsajoje, o pasikartojantiems atvejams galima susikurti sąskaitų apdorojimo taisykles.
3. Debesų aplankai kvitams — kai perka daug žmonių
Trečias scenarijus — įmonės, kuriose daug darbuotojų smulkiai perka už įmonės ar savo lėšas: medžiagos „Senukuose”, degalai, smulkus inventorius. Kvitai keliauja piniginėse, blunka ir dingsta, o mėnesio gale prasideda „kur tavo čekiai?” ceremonija.
Paprastas sprendimas — kiekvienam darbuotojui savas „Google Drive” ar „Dropbox” aplankas telefone: nupirkai, nufotografavai, įkėlei. „InvoHub” stebi prijungtus aplankus ir kiekvieną naują kvitą apdoroja automatiškai — atpažįsta sumas, datas ir tiekėją net iš telefonu darytos nuotraukos. Buhalterija visus dokumentus mato vienoje vietoje, be jokio rinkimo.
Kuris būdas tinka Jums?
Nebūtina rinktis vieno — šie kanalai veikia kartu: sąskaitos iš pašto, kvitai iš aplankų, komandos dokumentai iš „Slack”. Visi jie suteka į vieną vietą ir laiku pasiekia buhalteriją. O šis sąrašas — ne galutinis: sužinoję, kaip sąskaitas renka kitos komandos, jį papildysime. Jei Jūsų įmonė tai daro kitaip — parašykite mums hello@invohub.eu. Plačiau apie visus surinkimo būdus — puslapyje Kaip veikia surinkimas.