Trumpas atsakymas: 10 metų nuo išrašymo dienos. Tai galioja ir gautoms, ir išrašytoms PVM sąskaitoms faktūroms — pareiga tenka abiem sandorio pusėms.

Ilgesnis atsakymas įdomesnis, nes tas skaičius ateina iš dviejų nepriklausomų teisės aktų grandinių, o aplink jį sukasi keli praktiniai klausimai: ar galima išmesti popierių jį nuskenavus, kur archyvą leidžiama laikyti ir kodėl saugoti reikia 10 metų, jei mokesčių senatis — treji.

Iš kur atsiranda 10 metų

Pirma grandinė — PVM įstatymas. PVMĮ 78 straipsnio 7 dalis nustato tiesiogiai: PVM sąskaitos faktūros, kuriomis įformintas prekių tiekimas ar paslaugų teikimas šalies teritorijoje, taip pat Lietuvoje įsikūrusių apmokestinamųjų asmenų gautos PVM sąskaitos faktūros privalo būti saugomos 10 metų nuo jų išrašymo dienos.

Antra grandinė — apskaitos ir archyvų teisė. Finansinės apskaitos įstatymo 10 straipsnis pats termino nenustato — jis nukreipia į Dokumentų ir archyvų įstatymą, o konkretūs skaičiai surašyti Lietuvos vyriausiojo archyvaro tvirtinamoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje (2011-03-09 įsakymas Nr. V-100; nuo 2024 m. spalio 1 d. galioja nauja redakcija ir naujas pavadinimas — anksčiau ji vadinta Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodykle). Jos 3.15 papunktis: ūkinę operaciją patvirtinantys apskaitos dokumentai — sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, avanso apyskaitos, kasos orderiai — saugomi 10 metų.

Abi grandinės sutampa, todėl praktikoje atsakymas vienareikšmis.

Ne tik sąskaitos: kitų dokumentų terminai

Rodyklėje nustatyti terminai yra minimalūs — įmonė gali saugoti ilgiau, jei to reikia jos ar susijusių asmenų interesams. Dažniausi buhalterijai aktualūs terminai:

Dokumentai	Minimalus terminas
Sąskaitos faktūros, mokėjimo pavedimai, kasos orderiai	10 m.
Mokesčių deklaracijos	10 m.
Finansinės apskaitos registrai	10 m.
Metinės finansinės ataskaitos	10 m.
Tarpinės finansinės ataskaitos	5 m.
Pirkimo ar paslaugų sutartys	10 m. nuo sutarties įvykdymo
Elektros, šilumos, dujų, vandens sąnaudų fiksavimo dokumentai	5 m. (jei sąnaudos neužfiksuotos sąskaitoje — 10 m.)
Inventorizacijos dokumentai	10 m.
Darbo užmokesčio apskaičiavimo dokumentai	50 m.

Dar viena rodyklės detalė, kurią verta žinoti: pasibaigus terminui dokumentus naikinti galima tik tada, kai jie nebeaktualūs įmonės veiklos procesams — pats termino suėjimas dar neįpareigoja ir neleidžia automatiškai visko išmesti.

Kodėl 10 metų, jei mokesčių senatis — treji?

Pagal Mokesčių administravimo įstatymo 68 straipsnį bendrasis mokesčio apskaičiavimo ir perskaičiavimo senaties terminas — einamieji ir treji praėję kalendoriniai metai. Natūralus klausimas: kam tada saugoti dešimt?

Todėl, kad trejų metų taisyklė turi išimčių. Kai kuriais atvejais taikomas einamųjų ir penkerių metų terminas (pvz., gyventojų pajamų mokesčiui), o su PVM susijusiais nekilnojamojo turto atskaitos tikslinimo atvejais — net einamųjų ir dešimties praėjusių metų, nes pats atskaitos tikslinimo laikotarpis yra 10 metų. Be to, sąskaitos reikalingos ne tik mokesčių administratoriui: civiliniai ginčai, garantiniai įsipareigojimai, ES projektų auditai — visais šiais atvejais dokumentas yra įrodymas, ir jo gali prireikti gerokai vėliau nei po trejų metų.

Elektroninis archyvas: trys žodžiai, kuriuos reikia atsiminti

PVMĮ 78 straipsnis kelia tris reikalavimus, galiojančius visą 10 metų laikotarpį, nepriklausomai nuo formos:

Kilmės autentiškumas — turi būti įmanoma patvirtinti, kad sąskaitą išrašė tas, kas joje nurodytas.
Turinio vientisumas — dokumento turinys nuo išrašymo iki saugojimo pabaigos negali būti pakeistas.
Įskaitomumas — dokumentą turi būti įmanoma perskaityti ir po dešimties metų.

Praktiškai kilmės autentiškumui užtikrinti nereikia elektroninių parašų ar specialių technologijų — nuo 2013 m. metodą pasirenka pati įmonė, ir dažniausias kelias yra vadinamoji audito seka: sąskaita saugoma taip, kad ją būtų galima susieti su gavimo aplinkybėmis (iš kokio el. pašto, kada gauta) ir realiu ūkiniu įvykiu — užsakymu, sutartimi, apmokėjimu. Kitaip tariant, sąskaitos kontekstas ir yra jos kilmės įrodymas — būtent tokį kontekstą įstatymas ir turi omenyje, reikalaudamas kartu su elektroninėmis sąskaitomis saugoti autentiškumą patvirtinančius duomenis. Problemos prasideda tada, kai sąskaitos gyvena atsietos nuo konteksto — pavyzdžiui, parsisiųstos iš tiekėjo portalo į bendrą aplanką be jokios informacijos, iš kur ir kada jos atsirado.

Ar galima sunaikinti popierių jį nuskenavus?

Taip — bet ne automatiškai, ir čia verta būti atidiems, nes internete rasite prieštaringų atsakymų.

Iki 2021 m. PVM įstatyme galiojo reikalavimas saugoti sąskaitas tokios formos, kokios jos buvo gautos: popierinę — popierine, elektroninę — elektronine. Nuo 2021 m. sausio 1 d. šio reikalavimo įstatyme nebėra (pakeitimas — 2020-11-05 įstatymu Nr. XIII-3346): liko tik minėti autentiškumo, vientisumo ir įskaitomumo reikalavimai. Atkreipsime dėmesį, kad dalis internete prieinamų paaiškinimų, įskaitant senesnius VMI komentarus, tebecituoja iki 2021 m. galiojusią redakciją — todėl atsakymai skiriasi priklausomai nuo to, kada tekstas rašytas.

Antra sąlygos pusė — Dokumentų ir archyvų įstatymas. Nuo 2020 m. sausio 1 d. jo 12 straipsnio 3 dalis leidžia popierinius veiklos dokumentus (išskyrus nuolat saugomus) išsaugoti tik elektronine forma, nesaugant popierinio originalo, jeigu užtikrinamas popierinio dokumento skaitmeninio vaizdo tikrumas. Skaitmeninimo, išsaugojimo ir popierinių originalų naikinimo tvarką nustato Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2019-12-18 įsakymu Nr. VE-73 patvirtintas Popierinių dokumentų atrankos ir išsaugojimo elektronine forma tvarkos aprašas — jame, be kita ko, rekomenduojami skaitmeninimo kokybės parametrai (pvz., ne mažesnė kaip 300 dpi raiška).

Praktinė išvada: skenuoti ir naikinti popierių galima, bet tai turi būti daroma tvarkingai — pagal aprašą, užtikrinant vaizdo tikrumą ir išlaikant metaduomenis, o ne tiesiog nufotografavus sąskaitą telefonu ir išmetus originalą.

Kur galima laikyti archyvą?

PVMĮ 78 straipsnis reglamentuoja ir geografiją. Jei dokumentai nesaugomi elektroninėmis priemonėmis — juos privaloma laikyti Lietuvos teritorijoje. Jei saugoma elektroniškai ir užtikrinama visiška prieiga prie duomenų (galimybė juos gauti, skaityti ir naudoti mokesčių administravimo tikslais) — saugoti galima ir ne Lietuvoje. Vienintelis absoliutus draudimas: sąskaitos negali būti saugomos teritorijose, kurioms netaikoma Direktyva 2010/24/ES ir Reglamentas (ES) Nr. 904/2010 — praktiškai tai reiškia, kad ES viduje saugoti galima, o, pavyzdžiui, jurisdikcijose be savitarpio pagalbos susitarimų — ne.

Nuo 2026 m. sausio 1 d. šioje vietoje yra vienas palengvinimas: panaikinta prievolė informuoti mokesčių administratorių apie saugojimo vietą, kai dokumentai saugomi ne Lietuvoje (2025-06-26 įstatymas Nr. XV-366). Įstatymų leidėjo logika paprasta — jei VMI ir taip garantuota visiška prieiga prie duomenų, informacija apie serverio šalį yra perteklinė.

Beje, būtent todėl InvoHub visus dokumentus saugo šifruotus ES serveriuose — tai atitinka tiek geografinius, tiek prieigos reikalavimus be papildomų veiksmų iš jūsų pusės.

Santrauka

Sąskaitas faktūras — ir gautas, ir išrašytas — saugokite 10 metų nuo išrašymo. Elektroninis archyvas yra visavertis, jei užtikrina autentiškumą, vientisumą ir įskaitomumą — o praktiškai tai reiškia saugoti sąskaitas su kontekstu, ne atsietus failus. Popierinius originalus nuskenavus naikinti galima, bet tik laikantis archyvaro nustatytos tvarkos. Saugoti galima ES debesyje — svarbu, kad prireikus duomenys būtų pasiekiami.

Šis tekstas — apžvalginio pobūdžio ir nėra teisinė konsultacija. Konkrečiais atvejais (pvz., dėl nuolat saugomų dokumentų ar specifinių veiklos sričių) verta pasitarti su buhalteriu ar teisininku.