Sąskaitų skaitmeninimo įrankių rinkoje netrūksta. Nufotografuoji ar įkeli sąskaitą — sistema atpažįsta duomenis. Tai naudinga, bet mes pastebėjome, kad didžioji problema prasideda anksčiau: kol sąskaita apskritai atsiduria sistemoje.
Tiekėjų sąskaitos pasklidusios visur — el. pašte, Google Drive, Dropbox, Slack žinutėse, savitarnos portaluose. Mėnesio pabaigoje kažkas turi jas surankioti, patikrinti, ar nieko netrūksta, ir persiųsti buhalterijai. Skaitmeninimo įrankis šios problemos nesprendžia — jis laukia, kol dokumentą kas nors atneš.
Todėl InvoHub pradeda nuo kito galo.
Pirmiausia — surinkimas
Sąskaitų surinkimas retai būna vieno žmogaus darbas. Dalį jų gauna ir vadovui ar buhalteriui perduoda atsakingi darbuotojai — kas degalinės kvitą, kas paslaugų sąskaitą iš savo srities tiekėjo. Įmonės šiam procesui jau būna susikūrusios savas procedūras: vienos naudoja bendrą saugyklą, į kurią keliami nuskenuoti kvitai ir sąskaitos, kitos — specialų el. pašto adresą, į kurį darbuotojai persiunčia gautas sąskaitas, dar kitos tam yra paskyrusios atskirą Slack kanalą.
InvoHub apima visus šiuos kelius. Sistema prisijungia prie šaltinių, kuriais sąskaitos pas jus ateina — el. pašto dėžučių, Google Drive, Dropbox, Slack kanalų — ir agreguoja dokumentus automatiškai, nuolat. Nesvarbu, ar sąskaitą atsiuntė tiekėjas, ar į bendrą aplanką įkėlė darbuotojas: ji atsiduria vienoje vietoje be persiuntinėjimo ir priminimų. Jūsų esamos procedūros keisti nereikia — InvoHub prie jos prisitaiko.
Mėnesio pabaigos ritualas — surankioti, patikrinti, ar nieko netrūksta, persiųsti buhalterijai — tiesiog išnyksta. Būtent čia sutaupoma daugiausia laiko, ir ne tik vadovo.
Skaitmeninimas — kokybiškai ir už nuspėjamą kainą
Duomenų atpažinimą daro ne viena platforma. Skirtumas — kaip ir už kiek.
Naujos kartos dirbtinio intelekto modeliai dokumentus skaito tiksliau nei ankstesnės technologijos, todėl galime pasiūlyti aukštą atpažinimo kokybę be operatoriaus, kuris tikrina kiekvieną dokumentą rankiniu būdu. Sąskaitos duomenys atpažįstami, tiekėjai patikrinami VMI ir VIES registruose, aptinkami dublikatai — automatiškai.
O kadangi procese nedalyvauja žmogus, mūsų kainodara kitokia: mokate ne už kiekvieną dokumentą ar eilutę, o fiksuotą mėnesio kainą pagal pasirinktą planą. Kiekvienas planas apima dokumentų limitą, tad kaina lieka nuspėjama — žinote ją iš anksto, be staigmenų mėnesio gale.
Kryptis — apskaita be rankinio darbo
Didžioji dalis verslo dokumentų kartojasi: tie patys tiekėjai, panašios paslaugos, tos pačios sąnaudų kategorijos kas mėnesį. Šiandien buhalteris vis tiek skiria laiko kiekvienam iš jų — priskiria sąskaitų korespondencijas, PVM klasifikatorius, sąnaudų grupes.
Mūsų tikslas — kad pasikartojantys dokumentai būtų apdorojami ir reikalingi parametrai jiems priskiriami kuo labiau automatiškai, be žmogaus įsikišimo. Sistema mokosi iš to, kaip dokumentai buvo tvarkomi anksčiau, ir kiekvieną mėnesį rankinio darbo lieka mažiau. Buhalteriui tai reiškia laiką, kurį galima skirti konsultacijoms, o ne duomenų suvedimui. Verslui — pigesnes apskaitos paslaugas, nes apmokamas ekspertų darbas, o ne mechaninis dokumentų tvarkymas.
Iki visiškos automatizacijos dar reikia nueiti kelią, ir sudėtingesniems atvejams žmogaus sprendimas išliks svarbus. Bet kryptis aiški: kuo mažiau rankinio darbo kiekviename žingsnyje — nuo sąskaitos gavimo iki jos atsiradimo apskaitos programoje.
Trumpai
InvoHub — ne skaitmeninimo įrankis su papildomomis funkcijomis. Tai sistema, kuri perima visą sąskaitų kelią: surenka (taupo verslininko laiką), apdoroja (kokybiškai ir už nuspėjamą kainą) ir juda link to, kad paruoštų apskaitai be žmogaus įsikišimo (taupo buhalterio laiką ir pigina apskaitą verslui).
Išbandyti galite nemokamai — invohub.lt.