Eilutes atpažįsta visi: kur dingsta buhalterio laikas

Prieš kelerius metus pagrindinis klausimas buvo, ar programa apskritai perskaitys sąskaitą. Šiandien atsakymas beveik visada teigiamas: nuotrauka, skenuotas PDF ar el. laiško priedas per kelias sekundes virsta rekvizitais, sumomis ir PVM eilutėmis. Tai daro ne viena rinkos platforma, ir daro gerai.

Bet paklauskite buhalterio, ar dėl to darbo sumažėjo dešimt kartų. Dažniausiai atsakymas — ne. Duomenų perrašymas buvo tik viena grandis. Aplink ją lieka daugybė smulkių sprendimų, kurie kas mėnesį kartojasi su kiekviena sąskaita.

Viena sąskaita — dešimt mažų darbų

Pirkimo sąskaitos suvedimas į apskaitą — tai ne tik sumų įvedimas. Prieš tai ir po to buhalteris turi:

• išsiaiškinti, ar gauti visi mėnesio dokumentai, ir priminti tiems, kurie jų neatsiuntė;
• atskirti tikras sąskaitas nuo sutarčių, mokėjimo priminimų ir savų pardavimo sąskaitų, įsimaišiusių į bendrą srautą;
• pastebėti, kad ta pati sąskaita atkeliavo du kartus — kartą iš tiekėjo, kartą per kolegą;
• patikrinti, ar tiekėjas tikrai PVM mokėtojas ir ar jo rekvizitai teisingi;
• įsitikinti, kad sumos sutampa: be PVM, PVM, su PVM, eilutės ir galutinė suma;
• priskirti apskaitos kodą pagal sąskaitų planą ir PVM klasifikatorių, o užsienio paslaugoms — nuspręsti, ar tai atvirkštinis apmokestinimas iš ES, ar importas;
• sąskaitas užsienio valiuta perskaičiuoti į eurus pagal teisingos dienos kursą;
• susieti kvitą su jį lydinčia sąskaita ir nesuskaičiuoti tos pačios išlaidos du kartus.

Skaitmeninimo įrankis panaikina perrašymą. Visa kita dažnai lieka buhalteriui — tik dabar jis tikrina ne popierių, o ekraną.

Du įrankiai skirtingiems darbams

Dirbtinis intelektas puikiai skaito. Jam nesvarbus sąskaitos maketas, kalba ar lentelės forma. Tačiau jo sprendimas yra tikimybinis: modelis gali būti teisus devyniasdešimt devynis kartus ir suklysti šimtąjį, o buhalteriui svarbiausia žinoti, kuris būtent tas šimtasis.

Deterministinės taisyklės veikia atvirkščiai. Jos nieko neperskaito, bet tą patį patikrina visada vienodai ir visada gali paaiškinti, kodėl priėmė tokį sprendimą.

InvoHub remiasi paprastu principu: dirbtinis intelektas skaito, taisyklės tikrina ir sprendžia. Modelis įsijungia tik ten, kur patikimo deterministinio šaltinio nėra. Rezultatas — ne pažadas apie „100 % tikslumą“, o aiškus padalijimas: dokumentai, kuriuos galima leisti toliau, ir dokumentai, kuriuos reikia pamatyti, kartu su priežastimi.

Ką InvoHub daro po atpažinimo

Sąskaitos susirenka pačios

Sistema prisijungia prie el. pašto dėžučių, Google Drive, Dropbox ir Slack kanalų ir juos tikrina nuolat. Kai kurie tiekėjai vietoje priedo atsiunčia tik nuorodą į savitarnos portalą — tokiais atvejais dokumentas parsisiunčiamas automatiškai. Buhalteriui nebereikia laukti, kol klientas surinks mėnesio sąskaitas, ir aiškintis, ko trūksta.

Išrūšiuoja prieš skaitydamas

Dokumentai, kurie nėra sąskaitos, atskiriami. Įmonės pačios išrašytos pardavimo sąskaitos atpažįstamos ir paslepiamos, kad nepatektų tarp pirkimų. Vienas skenuotas failas su keliomis sąskaitomis suskaidomas į atskirus dokumentus, o daugiapuslapė sąskaita lieka viena.

Tas pats failas, atkeliavęs antrą kartą, atmetamas automatiškai. Jei ta pati sąskaita ateina kitame faile — pavyzdžiui, kartą PDF iš tiekėjo, kartą kolegos nuotrauka — ji pažymima kaip galimas dublikatas, o šalia parodomas palyginimas su originalu.

Patikrina šalis registruose

Tiekėjo duomenys tikrinami su VMI mokėtojų registro kopija ir ES VIES sistema. Dokumentą sistema perskaito dviem nepriklausomais būdais. Jei išvados, kas yra pardavėjas, o kas pirkėjas, nesutampa — pavyzdžiui, jie sukeisti vietomis — sąskaita tyliai nepraleidžiama. Kai registras patvirtina, kas yra kas, sukeisti laukai sutvarkomi automatiškai.

Aritmetiką tikrina ne dirbtinis intelektas

Sumos perskaičiuojamos taisyklėmis. Tikrinama, ar suma be PVM ir PVM sudaro bendrą sumą. Nustatoma, ar eilutės nurodytos su PVM, ar be jo, ir prireikus perskaičiuojama. Taip pat tikrinama, ar sąskaitos suma nebuvo supainiota su mokėtina suma. Būtent tokios klaidos dažniausiai išlenda derinant i.SAF duomenis.

PVM klasifikatorius — be spėliojimo

Kai 0 % tarifas užsienio paslaugai gali reikšti kelis skirtingus PVM klasifikatoriaus kodus, sistema neparenka atsitiktinio. Ji pažymi dokumentą ir pasiūlo tikėtiniausią variantą, o galutinį sprendimą priima buhalteris.

Įsimena jūsų sprendimus

Kai buhalteris sąskaitoje pakeičia apskaitos kodą, PVM klasifikatorių ar dokumento tipą, sistema pasiūlo tą sprendimą paversti to tiekėjo taisykle. Vienas paspaudimas — ir kita to paties tiekėjo sąskaita ateina jau su teisingomis reikšmėmis. Taip pat galima įsiminti atvirkštinio apmokestinimo taikymą, laukiamą banko sąskaitą ir trūkstamus tiekėjo rekvizitus.

Taisyklė niekada neatsiranda tyliai — ją patvirtina buhalteris. Visos taisyklės matomos vienoje vietoje ir bet kada išjungiamos. Dažniems užsienio tiekėjams PVM klasifikatorių nustato bendros platformos taisyklės, veikiančios nuo pirmos sąskaitos.

Užsienio valiuta

Sąskaitos doleriais ar svarais perskaičiuojamos į eurus automatiškai pagal Lietuvos banko kursą sąskaitos datai. Prie kiekvieno dokumento išsaugoma, koks kursas pritaikytas, todėl kiekvieną eurų sumą galima atsekti. Užsienio valiutos suma niekada nepatenka į i.SAF ar apskaitos programą kaip eurų suma.

Kiekviena žymė paaiškina, kodėl

Pažymėti dokumentai skirstomi į du lygius. Klaida reiškia, kad dokumento negalima perduoti į apskaitą, kol ji neištaisyta. Peržiūra reiškia, kad dokumentą verta pamatyti. Kiekvienas oranžinis ar raudonas ženklelis turi paaiškinimą ir nuorodą į lauką, kurį reikia patikrinti. Buhalteris peržiūri ne visus dokumentus, o tik pažymėtus, ir iš karto žino, ką tikrinti.

Perduoda į apskaitą be perrašymo

Duomenys eksportuojami į Rivilę GAMA ir Finvaldą su automatiniu tiekėjų kodavimu, taip pat rengiami i.SAF duomenys ir universalūs CSV bei XML failai.

Ką tai reiškia laiko prasme

Paimkime įmonę su 150 pirkimo sąskaitų per mėnesį. Tarkime, kad rankomis vienos sąskaitos suvedimas trunka apie 3 minutes, o jau atpažintos sąskaitos peržiūra — apie minutę.

Skaičiai iliustraciniai ir priklauso nuo tiekėjų struktūros. Tačiau tendencija aiški: skaitmeninimas sutaupo perrašymo laiką, o didžioji likusio laiko dalis sutaupoma tik tada, kai automatizuojamas visas kelias iki apskaitos.

Kur žmogus lieka būtinas

Automatizavimas nepanaikina buhalterio atsakomybės. Jis panaikina mechaninį darbą aplink ją. Nauji tiekėjai, neapmokestinamos operacijos, nestandartiniai sandoriai ir sprendimai dėl sąnaudų pobūdžio lieka profesionalo darbas. Sistemos užduotis — pateikti tokius atvejus su aiškia priežastimi, o ne slėpti juos tarp šimto kitų dokumentų.

Trumpai

Duomenų atpažinimas šiandien jau yra bazinis lygis. Buhalterio laikas taupomas ten, kur baigiasi skaitymas: surinkimas, rūšiavimas, patikra registruose, sumų derinimas, apskaitos ir PVM kodai, valiutų perskaičiavimas ir paaiškinama peržiūra. InvoHub šiuos darbus perima taisyklėmis, o dirbtinį intelektą naudoja tik ten, kur taisyklių nepakanka.

Išbandykite 45 dienas nemokamai, be kortelės — invohub.lt.